Ketika Sistem Terlihat Berjalan Baik hanya karena Semua Orang Sudah Terbiasa Mengikuti Prosedurnya – Sebuah sistem kerja sering dianggap berhasil ketika semua orang mampu mengikutinya tanpa banyak masalah. Prosedur dijalankan, pekerjaan selesai, dan aktivitas perusahaan terus berjalan. Namun, ada satu hal yang terkadang luput diperhatikan: apakah sistem tersebut memang efektif, atau hanya terlihat baik karena semua orang sudah terbiasa mengikutinya?
Kebiasaan bisa membuat sesuatu terasa normal. Proses yang sebenarnya terlalu panjang tidak lagi dipertanyakan karena karyawan sudah hafal setiap langkahnya. Formulir yang seharusnya bisa disederhanakan tetap diisi. Persetujuan yang membutuhkan banyak tahap tetap dilewati satu per satu.
Tidak ada yang benar-benar merasa sistem tersebut bermasalah karena semua orang sudah tahu cara menghadapinya.
Padahal, mampu mengikuti prosedur tidak selalu berarti prosedurnya efisien.
Bayangkan sebuah proses yang membutuhkan lima tahapan persetujuan. Karyawan lama mungkin bisa menyelesaikannya dengan cepat karena sudah tahu siapa yang harus dihubungi dan kapan harus mengirimkan dokumen. Bagi mereka, proses tersebut terasa biasa saja.
Namun, jika dihitung secara keseluruhan, mungkin ada banyak waktu yang sebenarnya terbuang hanya untuk menunggu atau memindahkan informasi dari satu pihak ke pihak lain.
Masalah seperti ini sering sulit terlihat karena tidak selalu menimbulkan kegagalan besar. Pekerjaan tetap selesai, target masih tercapai, dan pelanggan mungkin tetap mendapatkan layanan. Akibatnya, tidak ada dorongan kuat untuk mempertanyakan sistem yang sudah berjalan.
Ketika Sistem Terlihat Berjalan Baik hanya karena Semua Orang Sudah Terbiasa Mengikuti Prosedurnya
Karyawan baru atau orang yang berada di luar proses terkadang dapat melihat hal-hal yang sudah tidak terlihat oleh orang yang menjalankannya setiap hari. Mereka mungkin bertanya mengapa sebuah langkah diperlukan atau mengapa sebuah informasi harus melewati begitu banyak pihak.
Pertanyaan tersebut tidak selalu berarti sistemnya buruk. Bisa saja prosedur tersebut memang dibuat untuk mencegah risiko tertentu. Tetapi setidaknya, pertanyaan itu memberikan kesempatan untuk memastikan bahwa setiap langkah masih memiliki alasan yang jelas.
Organisasi juga perlu membedakan antara stabilitas dan efektivitas. Sistem yang stabil berarti proses dapat berjalan secara konsisten. Sementara sistem yang efektif berarti proses tersebut benar-benar menghasilkan manfaat dengan penggunaan waktu dan sumber daya yang masuk akal.
Sebuah sistem bisa sangat stabil sekaligus tidak efisien. Semua orang tahu apa yang harus dilakukan, tetapi mungkin tidak ada yang pernah berhenti untuk bertanya apakah pekerjaan tersebut masih perlu dilakukan dengan cara yang sama.
Karena itu, evaluasi terhadap proses kerja sebaiknya tidak hanya dilakukan ketika terjadi masalah. Sistem yang terlihat baik pun perlu sesekali diperiksa. Apa yang masih relevan? Apa yang bisa disederhanakan? Langkah mana yang sebenarnya tidak lagi memberikan nilai?
Pada akhirnya, organisasi tidak boleh mengukur keberhasilan sistem hanya dari seberapa mudah orang terbiasa mengikutinya. Terkadang, tanda bahwa sebuah proses perlu diperbaiki justru tersembunyi di balik kalimat, “Tenang, kami sudah terbiasa melakukannya.”
Sebab, terbiasa bukan selalu berarti efektif. Dan sesuatu yang berjalan setiap hari belum tentu masih menjadi cara terbaik untuk bekerja.
