Fenomena “Process Shadow”: Aktivitas Tidak Resmi yang Diam-Diam Menjadi Bagian dari Sistem Kerja

Fenomena “Process Shadow”: Aktivitas Tidak Resmi yang Diam-Diam Menjadi Bagian dari Sistem Kerja – Di dalam setiap perusahaan, ada prosedur yang tertulis dengan jelas. Ada alur persetujuan, pembagian tugas, sistem pelaporan, dan berbagai aturan yang seharusnya menjadi panduan bagi karyawan.

Namun, dalam praktiknya, pekerjaan sering berjalan sedikit berbeda.

Ada langkah tambahan yang tidak pernah tercantum dalam prosedur. Ada orang tertentu yang selalu harus dihubungi sebelum sebuah pekerjaan bisa bergerak. Ada pula kebiasaan kecil yang awalnya dibuat untuk membantu pekerjaan, tetapi lama-kelamaan menjadi sesuatu yang dianggap wajib.

Inilah yang bisa disebut sebagai “process shadow”—aktivitas tidak resmi yang berada di belakang proses formal dan secara perlahan menjadi bagian dari cara kerja sehari-hari.

Contohnya sederhana. Dalam prosedur resmi, sebuah dokumen hanya membutuhkan satu persetujuan. Namun, karena pengalaman sebelumnya pernah terjadi masalah, karyawan kemudian terbiasa meminta “cek informal” dari orang lain sebelum dokumen tersebut dikirim.

Tidak ada aturan tertulis yang mewajibkannya.

Tetapi semua orang tahu bahwa langkah tersebut “sebaiknya” dilakukan.

Pada awalnya, process shadow tidak selalu buruk. Justru, banyak aktivitas informal muncul karena karyawan berusaha membuat sistem yang ada menjadi lebih aman atau lebih mudah dijalankan.

Masalah muncul ketika kebiasaan tersebut semakin besar tanpa pernah dievaluasi.

Sebuah proses yang seharusnya selesai dalam tiga tahap akhirnya memiliki lima atau enam langkah tambahan. Orang baru pun harus belajar bukan hanya prosedur resmi, tetapi juga “cara sebenarnya” agar pekerjaan bisa selesai.

Di titik ini, proses informal dapat menjadi beban tersembunyi.

Yang menarik, aktivitas semacam ini sering kali sulit dihapus karena sudah dianggap sebagai bagian normal dari pekerjaan. Ketika seseorang bertanya mengapa langkah tersebut diperlukan, jawaban yang muncul bisa saja, “Memang dari dulu begitu.”

Fenomena “Process Shadow”: Aktivitas Tidak Resmi yang Diam-Diam Menjadi Bagian dari Sistem Kerja

Ada pula risiko lain. Jika aktivitas informal terlalu bergantung pada orang tertentu, pekerjaan dapat terhambat ketika orang tersebut cuti, pindah tim, atau meninggalkan perusahaan. Artinya, perusahaan sebenarnya memiliki ketergantungan yang tidak pernah tercatat dalam sistem resminya.

Karena itu, organisasi perlu sesekali melihat bukan hanya bagaimana pekerjaan seharusnya dilakukan, tetapi juga bagaimana pekerjaan benar-benar dilakukan.

Salah satu caranya adalah bertanya kepada karyawan yang menjalankan proses tersebut setiap hari. Apa saja langkah yang mereka lakukan di luar prosedur? Siapa yang biasanya mereka hubungi? Di bagian mana pekerjaan sering membutuhkan jalan tambahan?

Jawabannya bisa membuka banyak hal yang tidak terlihat dalam dokumen perusahaan.

Namun, tidak semua process shadow harus dihapus. Beberapa mungkin memang memberikan perlindungan atau efisiensi yang berguna. Jika terbukti penting, aktivitas tersebut justru bisa dipertimbangkan untuk dimasukkan ke dalam proses resmi agar semua orang memahami tujuan dan tanggung jawabnya.

Pada akhirnya, sistem kerja bukan hanya apa yang tertulis di dalam SOP, tetapi juga apa yang benar-benar dilakukan orang setiap hari.

Process shadow mengingatkan kita bahwa terkadang cara kerja sebuah organisasi memiliki lapisan yang tidak pernah terlihat dalam dokumen.

Dan memahami lapisan tersebut penting, karena pekerjaan yang tampak sederhana di atas kertas bisa menjadi jauh lebih rumit ketika dijalankan oleh manusia di dunia nyata.

Baca Juga : https://blog.kitakerja.co.id/ketika-budaya-perusahaan-terlihat-baik-di-atas-kertas-tetapi-berbeda-dalam-praktiknya/